安排空間時，不要為了省一點錢而讓所有的人都擠在一起，讓8個人坐10人桌（讓10個人坐12人桌）并且留出休息區顯然是更好的選擇。確保桌與桌之間有足夠的距離，讓人們能夠輕松地出人其間。當然.也不能走另一個極端，在一個大廳里寥寥地擺上幾桌，這樣同樣會影響活動的氣氛。你想要的效果是：空間疏密適度、氣氛熱烈活潑。雖然，從某種意義上說，空間過大比過小要好，因為你總可以通過增加裝飾物把空間變小，但是何必花這冤枉錢呢？

我們需要考慮的要求不僅僅是空間上的，還有時間上的。舞臺、視聽和燈光設備的搬運、安裝、音響測試、排演、拆卸的時間都要列人考慮的范圍。另外，演員是否需要更衣室和休息室？是否需要劃出一定的空間來存放物品？ 一定要方方面面都考慮到，免得簽訂了合同之后又發現空間或者時間不夠用。 如果計劃在一家飯店或者會議中心舉辦活動，那么就要調查一下，在之前有誰已經在此預訂。 這時需要問的問題包括： 他們的設備什么時候能拆卸完畢并搬走？ 他們都要拆卸和搬走什么設備？ 設備的拆卸和搬運有沒有可能延遲？ 什么時候可以開始使用房間？ 還有誰要與我們同一天進入場地并開始布置？ 在時間安排方面有沒有沖突？與競爭者和同時舉行的其他活動之間有沒有沖突？ 有沒有安排其他活動與我們的活動同時舉行？它們何時開始，又何時結束？ 其他的活動在中間休息時會不會產生噪音，會不會打斷我們的活動正常進行？會不會使活動場地變得擁擠？如果會的話，恐怕要調整一下自己的時間安排。如果打算使用功能廳的一部分，那么請在大廳完全空著的時候去做現場考察。把隔斷（那種可以把大廳分成幾個區域的活動墻）按要求安裝就緒，然后讓人進人相鄰的區域，以測試隔音的效果。

有人在一家五星級豪華飯店的宴會廳測試時發現，站在隔斷的一面能一清二楚地聽到隔壁的聲音。因此，他在訂立合同時要求在活動期間禁止其他人使用相鄰的分區，以保證活動不會受到隔壁的音樂、講話和其他噪音的影響。這個問題在飯店當中并不普 遍，但是，如果問題碰巧存在而你又沒有去檢查并解決，那么造成的后果可能會讓你追悔莫及。

還有，是否需要將噪音的因素列人考慮范圍？例如，一家飯店即將舉辦一場新車發布儀式，主辦者要求改變空調出風口的朝向，以免將吊燈吹得丁當響，分散來賓注意力，影響講話的效果。有沒有什么障礙物會影響到你？視線好不好？天花板高度是否符合要求？柱子或吊燈會不會阻擋視線？能否將它們抬高一些或者干脆移走？這些工作要花多少錢？燈光可否調暗？有沒有窗簾，以便在使用視聽設備時遮擋日光？緊急疏散通道在什么位置？它們必須保持暢通，不能堵塞或者上鎖。如果安全出口被簾子遮擋，那么必須掛出醒目的安全出口標志，還要保證簾子不會影響到出口的暢通。大廳的布局是什么樣的？可否搭建舞臺，以保證客人從任何一個座位都能夠看得清楚9能否在現場 懸掛電視屏幕或大銀幕？使用現場攝像可以將直播畫面傳送到大廳內擺放的各個屏幕上，這樣客人無論離多遠都可以通過屏幕畫面看清楚舞臺上或觀眾席中的情況。這就像在電視上看頒獎典禮一樣。另外，燈光設備可否懸掛起來？天花板上是否有合適的點用來懸掛投影機？在選擇活動地點時，這些都是需要考慮的問題。

做活動策劃方案時一定要使用詳細的平面圖。讓場地的管理部門根據你的要求提供一張平面布局設計圖。如果他們沒有這樣的平面圖，那么就把原始的設計圖紙按比例縮小至合適的尺寸后作為平面圖使用 另外，要注意人力成本。