如果邀請媒體參加活動，你需要考慮他們以什么方式參加，何時參加。他們是否會作為應邀賓客參加？如果是這樣，在訂購食物和飲料時就應該將其人數考慮在內。你是否考慮開一個專門的新聞發部會？他們有什么要求？如果你能考慮他們的需求，并且盡最大努力來滿足他們的需求，這對你也是最有利的。他們可能需要場地提供攝制組停靠車輛、鋪設電纜的地方，以及媒體器材合適的電源接口。他們可能會進行現場直播，需要在特定時間進行特別采訪。花些時間詢問他們需要什么。如果你能預料到他們的需求就更好了。指定一些員工專門為媒體服務，以確保他們能夠采訪到他們想要采訪的人。提前為他們準備好宣傳材料，以確保他們攝像做出安排，提前組織好需要一起照相的人。
媒體工作人員通常是非常忙碌的。活動策劃公司的管理及執行人員要尊重他們的時間，決不能忘記他們對于你的活動的積極報道的關鍵作用。要盡可能和媒體協同合作，想到配合，共同促進比方的工作。媒體可能需要一個能讓他們進行私下采訪和拍照的房間。要知道，媒體人士要從諸多活動中挑選一些來參加。如果你想讓他們選擇你策劃的活動，你就必須讓他們感到與你合作會很愉快，這一點是非常重要的。努力和他們合作，在合作中建立工作關系，盡管如此，策劃人員還要清楚他們隨時可能因有重要新聞被叫走，而中斷了在你的活動中的工作。
