活動策劃公司在進行活動的管理及執行時需要了解客人的哪些情況？以及慶典活動的邀請函如何寫？以下是我們通過多場的活動現場執行管理經驗總結回來的一些小知識：
客人中是否有特殊年齡需要特別照應的？
客人中是否有重要熱點人物需要特殊接待的？
客人中是否有身體健康狀況存在隱患需要醫療預防措施的？
客人是和配偶一起來，還是一個人來？如果客人帶配偶來，需要什么相關的準備？
客人們將乘坐什么交通工具？是自己開車來還是乘坐接送客人的大巴？要考慮公共交通工具嗎？
慶典活動邀請函
如果活動計劃在社交旺季舉辦，主辦方可以先試著投遞一份不含活動舉辦日期的邀請信。
上面寫上你期望著在哪里與他們見面的話，并簡單寫明活動的其他相關信息。
在對方收到邀請信并回復后，活動的通行證或者門票要及時寄出，以便客人有足夠的時間收取。
在一些活動中，客人必須出示安全通行證、邀請函或者門票才能獲許進入，雖然前臺也有一份正式的客人名單，但是這樣做可以減少擁堵，減少客人排隊等候的時間。
