會議策劃是會議的生命力所在，獨具匠心的策劃師會議成功的前提。活動策劃包括：主題擇定、模式定位、議程安排、組織協調、公關關系、媒體報道。
我們將根據會議的級別和具體情況，首先做好會議主題的擇定，主調是嚴肅或者活潑。再根據不同的會議模式，做好會議議程的安排。包括會議場地的篩選，分會場的設置。同時安排好會場的布局，設計好所有的需要，并提供會議所需的設備，提前進行安裝調試，確保會議的順利進行。
在會議進行過程中，如果您有任何細節上的變動或者需要，我們會根據您的要求，制定相關的方案，做好協調，以達到會議的預期目的。
對于重大會議的召開，我們會請來相關媒體，擴大會議知名度，讓整個會議圓滿落幕。
會議策劃流程：
1、搞清楚想法
會議有各種類型，不同的會議需要不同的環境，召開會議是要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是問清楚會議主辦方的想法、目的、預算方方面面的信息，通過收集這些信息將避免下一步的策劃構思偏離方向。
2、搞清楚思路
從秘書到公司總裁，每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專職從事這項工作，有的是兼任此職，但無論參與者有多少，一定要確認一個有經驗的項目負責人，想清楚策劃的步驟、時間推進節點、人員的分工。如果思路不清晰，經驗不到位，往往從策劃的一開始，就會在眾多的意見、指導中迷失方向。
在你籌劃的思路理清后，你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達到的結果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了。
3、會議地址的選擇
會場的選擇，直接關系到會議的風格、形式、規模、預算和檔次，這也是隨后進一步策劃方案的基礎，選擇一個能讓會議組織者和與會者都能滿意的會議場所非常重要，面對眾多的場所，到底怎樣去選擇呢？
改革開放后，人民大會堂開始面向商業活動開放。為了突出會議的權威性，彰顯企業的高端形象，建議企業舉行重大會議活動選擇高端場地。
組織接待服務
總結我們提供會議服務的經驗，一般而言，您的會議確定以及成功舉行，大多經過以下幾個環節：
會前服務
會前工作是整個會議接待的開始，是確保整個會議接待順利進行的前提條件。其主要內容如下：
1、會議籌辦方與主辦者洽談。
2、會議籌辦方向主辦方提供會議接待策劃方案和報價。
3、會議籌辦方邀請會議主辦者實地考察會議舉辦場所。
4、會議籌辦方與會議主辦者確認會議接待方案。
5、會議籌辦方與會議主辦者簽訂會議接待標準合同。
6、會議籌辦方確認會議主辦者預付會議訂金事宜。
7、會議籌辦方在會議舉辦前制定會議工作人員服務標準條例及會議接待手冊。
8、準備會議資料。（含代邀請相關領導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務服務及公關禮儀、翻譯、通訊及文秘服務。）
會中服務
1.會議接待：專人負責機場，車站的禮儀、接站、攻關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。
2.會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關物品。
3.會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。
4.會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。
5.會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人（回民）的確認。
6.會議旅游：旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。
7.會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。
8.會議服務：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。
會后服務
會后工作是整個會議接待的收尾階段，很多會議公司對該環節缺乏錯誤的理解，任務現場會議結束意味著會議接待也就完了，其實不然，會議之后還有一些很重要的工作要進行，其主要內容如下：
1、會務服務的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。
2、會議資料、領導講話稿、代表發言稿、新聞報道資料的匯總結書工作及印刷代表通訊錄。
3、與會議主辦者的費用結算工作。
4、歡送代表工作，如送機。
主要程序為：
策劃：我們提供會展企劃代理，告訴我們你的想法或者點子，我們為你提供可行性方案、會議回執，我們過去的成功經驗，都將成為您成功舉辦會議的基礎。
咨詢：在此階段，我們將與委托方進行初步溝通，并就委托方的一些關心點提出預案供選擇、推薦合適的會議型酒店、餐飲場所及與預算相適應的菜譜、會議交通流程、待流程等。
考察：在雙方進一步取得互信后，我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們為您提供的酒店、會議場地、環境、交通車輛及所需的設備細節等等，并在此階段就服務項目、服務流程、推進計劃、服務價格等內容進行深入探討，大致明確雙方的責任與義務。
確定：這個時間需要的是耐心與細致我們得一一推敲設想得流程及預案，盡可能把方案細化，然后以書面的形式確認雙方的權利、義務與責任，并簽署相關服務協議。執行：嚴格而又人性化地執行協議，將是雙方合作精神的高度升華。不管設想如何完美，任何計劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開暫時的不合，以會展的圓滿結局為一致奮斗目標。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協議以外的服務視為協議的延伸，并臨時決定雙方簽字負責人，所有臨時往來允許采取事前商議、事后結算的方式執行。
結算：雙方財務人員認真核對各類單據，嚴格按照協議執行核算。
設備租賃
設備租賃是設備的使用單位向設備所有單位（如租賃公司）租賃，并付給一定的租金，在租賃期內享有使用權，而不變更設備所有權的一種交換形式。
杭州伍方會議服務公司為您提供會議拓展、展覽活動所需的大部分設備和設施的租賃和現成操作與技術維護服務。我們的設備均為世界一流品牌，并且定期更新以保持最佳效果。穩定而優良的設備性能以及專業的現場操作與維護，將為您的會展活動的成功奠定基礎。
辦公自動化系統：電腦、投影儀及屏幕、復印機、打印機、傳真機
會議室設備及輔助：音、視頻會議系統、同聲傳譯系統、會場速記設備、電視機、VCD、DVD
廣告展示宣傳設備：易拉寶、展架、展區展臺
舞臺、燈光音響設施：舞臺設計搭建、音響設備、各種燈具、特色演出團體
攝影、攝像器材：專業攝影、攝像機，水下拍攝
其他特殊要求設備：試車場、移動廁所、碼頭集裝箱
會議禮品定制
會議禮品是有關單位在會議場合為了加強與彼此之間的感情及商務交流贈送給對方的紀念性禮品。一般都帶有主辦單位名稱及標志。因為以往客戶的一致反應，會議結束要給會議參與者留下一個美好的會議，那最好的形式就是給大家送一個根據本次會議的主體相一致的定制禮品，所以現在每次會議都會有相應的紀念品，我們寶侖會議服務公司為您準備多種多樣，極富江南風情的特色產品。有美輪美奐的南國珠寶，有細致精巧的工藝雕塑，有絢麗多姿的江南服裝，每一樣都能作為會議的永久紀念，給您帶來江南小鎮的味道。
會議禮品分類：
1、紀念品
主要有不同形狀的仿水晶制品、卡通公仔、木雕、工藝擺件、精美模型、工藝飾品等不同產品。適用于企業發布會、大型開放式集會性活動普通新聞媒體記者、普通參會嘉賓、個別答題或中獎的普通觀眾。
2 、辦公用品
主要有系列的高檔產品：如商務包、電腦包、真皮名片夾、水晶名片夾、水晶筆筒、水晶臺歷、領帶、精美錢包、皮帶、鋼筆等。還可定制U盤、精美的娛樂播放器、數碼相機、筆記本電腦等等。這些產品辦公使用性很強，非常有利于受贈人在日后的工作和生活中反復使用，其最大優勢就是，觀瞻率和反復使用性高、記憶性強。適用于高端VIP宴會、高端商業會議論壇少數會議貴賓等。
3、休閑用品
主要有旅游套票、電影套票、精美漁具、精美紫砂陶、休閑沙灘椅、運動器械組合包（羽毛球拍、網球拍、乒乓球拍、握力棒等）。適用于規格偏高的，休閑娛樂度假場合召開的研討會、沙龍會、筆會等。
4 、贊助物品
主要有高檔紅酒、白酒、禮品煙、茶葉、茶具等高端產品，還有鈞瓷擺件、真皮行李箱、襯衫、保健枕頭、家居服、羽絨服等等，從上述產品的形態來看，一般都不是主辦方直接采購的禮品，往往是贊助商提供，再由主辦方轉贈給現場嘉賓和觀眾。適用于會議規格高、大、雜的大型商業性會議論壇，會場人數較多，禮品則主要贈予核心貴賓和部分特定人群。
5 、抽獎物品
主要有數碼相機、筆記本電腦、高檔手機、無線光電鼠標、車用GPRS、MP3、MP4等等數碼電子物品，這些通常是主辦方，為了答謝經銷商或者客戶給與的一種明目張膽的賄賂行為，主辦方往往會用有意無意的暗箱行為，把合適的禮品適時地獎給合適的人，以此來活躍現場氣氛，以此達到感謝客戶的目的。適用于大型酒會、經銷商會、客戶答謝會、企業年度盛典對主辦方有特殊貢獻的特殊人群。
