我們沒有讀心術，所以在辦會議活動前期必須要問清楚這幾個問題：

舉辦活動的目的是什么？推廣品牌知名度還是產品的推介會？

什么時候舉辦這場活動？地點在哪里？

參會人數？目標對象？

想在什么類型的場地舉辦？高端大氣上檔次還是低調奢侈有內涵？

活動的預算大概是多少？

收集活動基本信息

客戶提供以上基本信息甚至更多的信息（背景、目的、主題、人數、目標對象等基本信息），我們進行分析、判斷，判斷出哪些是核心內容，我們才可以圍繞這些核心進行專業性延伸、策劃，這樣做出來的方案才會更加接近客戶的需求。

活動場地推薦

再根據要求去尋找合適的場地，例如一般超過20002 、持續幾天的大型國際學術，都需要按照活動限定的需求來推薦酒店。推薦酒店的同時，還要考慮會議廳的面積、會議廳的層高、會議室的容納人數等的。在找場地的同時還要多準備兩家備選，以供客戶評選。

活動創意點

創意是活動整體效果的紐帶，是讓產品和消費者形成相互了解的一個橋梁，對于一樣產品來說，一場活動如果沒有好的創意點，那么也就沒有新聞話題和亮點；我們可以把活動的創意點大致可以分為3種：

1）形式創意：形式創意包括項目路演、會議論壇、活動贊助、事件營銷等。

2）很多大公司都會有自己的全年策略計劃，活動只是打造品牌的其中一小塊，在想活動Idea的時候必須要圍繞著品牌全年的營銷策略來進行，然后再進行整體性的創意思路。

3）執行創意：執行創意是比較關鍵的一步，包括針對活動現場的空間展示、舞美設計以及平面設計、活動環節亮點、互動視頻的制作、高科技的呈現，例如最近比較流動的AR、VR技術就可以融入到活動現場中去。讓參會對象參加完活動知道這是怎么樣的一個品牌，對活動現場的亮點有深刻的印象，并形成口碑上的傳播。

活動創意其實最后拼的是活動執行力和細節。很多活動公司做創意提案是想象很完美，現場執行卻大想徑庭。創意很豐滿、執行很骨感。效果圖、創意提案都很漂亮，能不能兌現再說。行業所需，任何一個道具，展示細節都要很有質感和精美，在現場客戶往往很在意細的地方，挑剔你，你就很被動。活動創意環節如果執行不當，那么后果就可想而知了。

活動流程策劃

當活動需要的物料全部設計并制作完畢，接下來在活動舉辦前期就要完成現場的搭建工作以及其他區域的布置，包括活動開始前的彩排和現場檢查工作，當一切工作就緒之后，活動將正式開始，那么一般會議活動現場流程分為以下幾點：

1.嘉賓簽到入場

2.主持人開場白

3.領導發言致辭

4.產品的發布及演講

5.啟動儀式

6.嘉賓合影

7.晚宴以及表演節目

活動策劃與執行必須要注意什么

活動預算統計

舉辦一場活動，預算對于活動本身來說是有很大的制約性。一般來說，活動預算要么就由主辦方提前告訴活動策劃公司，然后活動策劃公司再根據預算來做可執行、可操作的方案；當然還有一種情況就是主辦方不出活動預算，需要活動公司自行報價。

無論主辦方是否有給出實際的預算，我們都需要給出一份活動報價清單，里面包括嘉賓邀函、住宿、交通費、場地租金、現場布置費用、飲料、裝飾、舞臺布置、舞美燈光、物料制作、攝影攝像、宣傳材料、執行人員費用、演藝人員費用各種雜費等。而且預算清單一定要一目了然，客戶能看懂。

活動應急預案

應急預案一般只會在大型的公關活動當中中出現，參會人數達到1000人以上，百人規模的活動基本上較少出現事故，反之千人以上的活動經常會出現，從活動公司專業角度來說，無論活動規模的大小都需要出一份應急預算并且要完整的執行下去。

1）活動預警：在活動舉辦的前三天查看當天的天氣預報情況，根據實際的情況，對室外的活動進行適當的調整或延期，如果是內場活動，可以在活動前一天給到會的嘉賓發天氣情況的訊息。

2）場地消防：與場地方一起檢查場地周邊消防措施是否齊全到位，是否有緊急疏導人群出入口。

3）醫療預案：在活動現場準備醫療箱，準備一些常規的藥品和創可貼以及紗布等等。

做活動策劃就是要做到防患于未然，作為活動的負責人一定要想到一切可能發生的點，不能等到發生才會后悔莫及，因為做活動不是拍電影，沒有補救的余地，所以多看多做多想就以了