我們根據(jù)是時(shí)間的推進(jìn)將一個(gè)活動(dòng)項(xiàng)目的管理劃分為一系列不同的階段，即初始階段、策劃階段、籌備階段、活動(dòng)進(jìn)行階段和活動(dòng)收尾階段五個(gè)階段。每一階段對(duì)應(yīng)不同的工作范圍和職能。
如何分階段進(jìn)行活動(dòng)策劃項(xiàng)目管理？
1、初始階段
項(xiàng)目管理的初始階段的第一個(gè)步驟是活動(dòng)的創(chuàng)意，以及對(duì)活動(dòng)目標(biāo)的設(shè)定。同時(shí)在這一階段也可能包括市場(chǎng)調(diào)研和可行性研究，如建議中的活動(dòng)舉辦地點(diǎn)、日期、可能的贊助者和支持者、大概的預(yù)算、可能的風(fēng)險(xiǎn)、活動(dòng)及活動(dòng)后勤保障所需要的管理等等。在初始階段結(jié)束時(shí)，將對(duì)是否承接或舉辦該活動(dòng)做出決定。
2、策劃階段
項(xiàng)目管理的第二個(gè)階段是項(xiàng)目策劃。策劃就是預(yù)測(cè)和決定一項(xiàng)活動(dòng)都需要哪些內(nèi)容和工作，以及如何讓這些活動(dòng)內(nèi)容和工作揉合在一起。
3、籌備階段
籌備階段就是活動(dòng)的準(zhǔn)備階段，根據(jù)活動(dòng)策劃方案進(jìn)行資源的調(diào)度和內(nèi)容的準(zhǔn)備。這一階段的特點(diǎn)是：
對(duì)各項(xiàng)策劃或計(jì)劃的應(yīng)用與落實(shí)
監(jiān)督和控制
在比較計(jì)劃和現(xiàn)實(shí)的基礎(chǔ)上，做出決定
向利益相關(guān)者們報(bào)告工作的進(jìn)度
進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制的管理
4、活動(dòng)進(jìn)行階段
在傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理中，前三個(gè)階段就已經(jīng)是對(duì)項(xiàng)目任務(wù)的完成。活動(dòng)是非物質(zhì)性的資產(chǎn)，所以不會(huì)像一棟建筑物那樣在完成任務(wù)后被交接，而是活動(dòng)上演的時(shí)候也是交接的時(shí)候，但這個(gè)時(shí)候的產(chǎn)品并為最終成型。基于這個(gè)原因，我們認(rèn)為在活動(dòng)的項(xiàng)目管理過程中加入一個(gè)活動(dòng)的進(jìn)行階段是非常必要的。
5、收尾階段
這一過程包括對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的清理和其它管理方面的善后工作。
根據(jù)以上階段的劃分，我們?cè)倜鞔_各階段的目標(biāo)和任務(wù)，并將責(zé)任落實(shí)到人，就可能大大減少操作中的失誤，活動(dòng)策劃，并可以節(jié)約人力資源。有時(shí)候需要我們一個(gè)月同時(shí)運(yùn)作三四個(gè)大型活動(dòng)，這種分階段的項(xiàng)目管理模式能大大提高生產(chǎn)效率降低差錯(cuò)率，確保活動(dòng)的圓滿完成。
